Veri Sahibi Başvuruları Yönetim Politikası

1. AMAÇ

İşbu Veri Sahibi Başvuruları Yönetim Politikası’nın amacı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu bünyesindeki irtibat kişinin görevleri ile veri sahibi başvurularında izlenecek yöntemlerin ortaya konulmasıdır.

2. TANIMLAR

3       İRTİBAT KİŞİSİNİN GÖREVLERİ

İrtibat kişisi bilgileri, Veri Sorumluları Sicili ’ne kayıt esnasında işlenir. İrtibat kişisi SATSO ’yu Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine göre temsile yetkili değildir.

İrtibat kişisi, veri sahiplerinin SATSO’ ya yönelteceği taleplerin cevaplandırılması konusunda iletişimi ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile SATSO arasındaki iletişimi sağlar.

4. VERİ SAHİBİ BAŞVURUSUNUN GEÇERLİLİK ŞARTLARI

4.1 Başvuru Hakkına Sahip Olan Kişiler

Bütün gerçek kişiler, Kanun’un 11. maddesinde sıralanan taleplerine ilişkin olarak (başvurularını Türkçe veya İngilizce yapmak kaydıyla) SATSO’ ya başvuru hakkına sahiptir.

4.2 Başvuru Usulü

Veri sahipleri aşağıdaki yöntemlerden birini kullanarak Türkçe veya İngilizce başvuru yapmak zorundadır. Bu yöntemler dışında (örneğin, sözlü olarak) yapılan başvuruları Oda’nın değerlendirme zorunluluğu yoktur.

• Yazılı olarak
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da veri sahibi tarafından SATSO’ ya daha önce bildirilen ve SATSO’ nun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle
• Başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla

5. Başvuruda Bulunması Gereken Bilgiler

Veri sahibi, başvurusunda aşağıdaki bilgilerin tamamını iletmek zorundadır.

• Ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu

Konuya ilişkin diğer bilgi ve belgeler başvuruya eklenir.

6. Başvuruda Yer Alabilecek Talepler

Veri sahibi başvurusunda yer alabilecek talepler şunlardır:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
• İşlenmesini gerektiren bütün sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Kişisel verilerin düzeltilme ve imha edilme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

7. BAŞVURUNUN ALINMASI

Yukarıda yer alan geçerlilik şartlarını taşıyan başvurular, SATSO’ nun belirlediği irtibat kişisi tarafından alınır. Başvurunun irtibat kişisi dışındaki bir çalışana ya da üçüncü kişiye iletilmesi durumunda başvuru, ilgili çalışan/üçüncü kişi tarafından gecikmeksizin irtibat kişisine iletilmelidir.

SATSO bünyesinde kişisel verilerin korumasına ilişkin bir kişi ya da birimin görevlendirilmiş olması durumunda başvuru doğrudan görevlendirilen kişiye/birime yönlendirilir. Süreç kapsamında diğer gerekli işlemleri söz konusu kişi/birim gerçekleştirir.

SATSO bünyesinde kişisel verilerin korunmasına ilişkin bir görevlendirme yapılmamışsa irtibat kişisi başvuru dilekçesinde açıklık bulunmaması durumunda aşağıdaki konulara ilişkin olarak veri sahibinden ilave bilgi talep edebilir:

SATSO ile Olan İlişkiniz :           ⃝  Ziyaretçi      ⃝  Çalışan     ⃝  Çalışan Adayı

             ⃝  SATSO Üyesi         ⃝  Firma Çalışanı    ⃝  Diğer[…………………..]

SATSO ile Olan İlişkiniz Sona Erdi mi?         :          

İrtibat kişisi, SATSO ile ilişkisini belirlediği veri sahibinin başvurusu yönlendirmek üzere Kişisel Veri İşleme Envanteri’nden ilgili departmanı tespit eder ve başvuruyu yönlendirir.

Örnek: Başvuran veri sahibi çalışan adayı ise Kişisel Veri İşleme Envanterindeki veri sahibi kategorizasyonundan çalışan adayı verilerini Proje ve İş Geliştirme, İnsan Kaynakları Müdürlüğü’ nün işlediği tespit edilir ve başvuru İnsan Kaynaklarına iletilir.

8. BAŞVURU İNCELEME SÜRESİ

Veri sahibi başvuruları talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılır. Bu süre;

• Yazılı başvurularda evrakın veri sorumlusu SATSO’ ya tebliğ edildiği tarihten,
• Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda ise; başvurunun veri sorumlusu SATSO’ ya ulaştığı tarihten itibaren hesaplanır.

9. BAŞVURULARIN SONUÇLANDIRILMASI

SATSO, veri sahibi başvurularını etkin, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirir; başvuruyu kabul eder ya da gerekçesini açıklayarak reddeder.

SATSO, cevabını veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. SATSO’ nun cevap yazısında aşağıdaki hususların yer alması zorunludur:

• Veri sorumlusu veya temsilcisine ait bilgiler
• Başvuru sahibinin; adı ve soyadı, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası
• Talep konusu
• SATSO’ nun başvuruya ilişkin açıklamaları

Veri sahibinin talebinin kabul edilmesi hâlinde, SATSO talebin gereği en kısa sürede yerine getirir ve veri sahibine bilgi verir.

10. ÜCRET

SATSO, veri sahibi başvurularını kural olarak ücretsiz sonuçlandırır. Ancak veri sahibi başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için 0.50 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde SATSO tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.

Başvurunun SATSO’ nun hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.